مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات Management of ICT

تعریف فناوری

ترکیبی از مهارتها ، تواناییها ، دانش و ابزارها برای تبدیل یا تغییر مواد خام به اجناس ارزشمند یا خدمات

ضرورت استفاده از فناوری اطلاعات

سرعت و دقت

اجزای فناوری اطلاعات و ارتباطات

1. اطلاعات : مجموعه ای از نرم افزارها، سخت افزارها، مغز افزارها – نوعی نوآوری و فن آوری ، یک استراتژی است – استفاده از ابزارها با استفاده از انسان
2. ارتباطات ، نحوه پیشرفته ارتباطات ICT است

تعریف فناوری اطلاعات

مجموعه ای از سخت افزارها ، نرم افزارها وفکر افزارها که باعث می شود داده های خام پردازش شده و تبدیل به اطلاعات شود.

مراحل فناوری اطلاعات

۱-جمع اوری اطلاعات/ تولید

۲-سازماندهی/ پردازش

۳-ذخیره سازی/ بایگانی

۴-بازیابی

۵-انتشار و انتقال

کاربرد و مزایای فناوری

۱-توسعه اقتصادی

۲-کنترل

۳-نظم

۴-سرعت

۵-دقت

تعریف فناوری اطلاعات و ارتباطات

فناوری های پیشرفته نحوه ارتباط و انتقال داده ها در سامانه های مخابراتی

اجزای فناوری اطلاعات

۱-نیروی انسانی

۲-تجهیزات

۳-منابع اطلاعاتی

۴-بودجه یا سرمایه

زیر ساختهای فناوری اطلاعات

۱-زیرساختهای فنی

۲-زیرساختهای حقوقی و قانونی

۳-زیرساختهای امنیتی (اعتماد)

۴-زیرساختهای فرهنگی و اجتماعی

دلایل عدم موفقیت در استفاده و عدم گسترش فناوری در سازمانها

۱-عدم استفاده از تکنولوژی در جامعه اطلاعاتی(عدم توجیه افراد برای حرکت به سمت دهکده جهانی)

۲-ترس از بیکاری

۳-ترس از هزینه های زیاد به علت کمبود سرمایه و الویت بندی بودجه

۴-شکاف دیجیتالی و شکاف اطلاعاتی(اختلاف طبقاتی در استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی)

۵-رقابت در کسب و کار

دهکده جهانی

در دهکده جهانی که خواه ناخواه به سمت آن در حرکت هستیم هر شخصی به حقوق شهروندی خود آشناست و تخطی نمی کند بنابراین استانداردها رعایت می شود استانداردهایی مثل استانداردهای اخلاقی جرا که ارزشها همه جا یکسان است مثل صداقت،مهربانی و… و هر شخصی بر اساس فرهنگ و اعتقادات و باورهای خود استانداردها را رعایت می کند پس قومیتها از بین نمی روند نتیجه آنکه رقتارهای انسانها به تعادل می رسد.

هدف رعایت استانداردها است مثل صداقت،مهربانی و…

ابزارها تکنولوژی ، فرهنگ ، اعتقادات و باورها) است.

نکته: علت همه سوء تفاهم ها و سوء رفتارها ناشی از عوض شدن جای هدف و ابزارها است.

_ به دیگران اجازه دهید خارج از چهارچوب شما عمل کنند_

راههای جلوگیری از تعدیل نیرو و بیکاری ناشی از استفاده از فناوری در سازمانها

برای کنترل بیکاری ناشی از استفاده از فناوری در سازمانها کنترل انسانی نیاز است و آموزش تخصصی و ارتقائ شغلی افراد (مدیران،  کارکنان عملیاتی)، پرسنل بخشIT و کامپیوتر} باعث می شود از تجربیات آنها برای استفاده از فناوری بکار گرفته شود.

• هنگام کنترل سیستمها تجربیات افراد باعث تشخیص نقص سیستمها و تجهیزات مربوط به فناوری می شود
• هنگام کار با سیستمها تجربیات افراد باعث استفاده بهینه از فناوری در کار می شود
• هنگام بروز مشکل در سیستم تا زمان رفع مشکل از تجربیات این افراد برای پیش برد سنتی کار استفاده می شود

تعریف سازمان

اجتماع دو یا چند نفر که به سمت هدف مشترک حرکت میکنند ، تقسیم وظایف با مسئولیت و اختیار را نیز دارد.

ارتباطات یک سازمان

۱-داخلی: روابط بین افراد-فرهنگ سازمانی

۲-خارجی: سازمانهای مختلف

عامل تفکیک سازمان ها (فرهنگ سازمانی)

استنباط مشترک اعضا از سازمان ( نحوه انجام کار و ارتباطات )

زمانیکه استانداردی وجود نداشته باشد ، استنباط وجود دارد و افراد بر اساس استنباط و حدس رفتار میکنند. یا به بیان دیگر اگر در سازمان تعریف استانداردی وجود نداشته باشد در سازمان استنباط بوجود می آید.

هدف مشترک اعضای سازمان باید برابر باشد با هدف کلی سازمان

انواع سازمان ها

1. فرآیند محور(رضایت مشتری) : تنها کارهایی انجام میشود که جهت رضایت مشتری است.(مشتری-فرآیند-نتیجه)
2. وظیفه محور(رضایت رئیس) : وظایف و مسئولیت ها پایه انجام کارهای سازمان هستند.(فعالیت-وظیفه)

انواع فعالیت های سازمان

صف: مستقیما در تامین هدف سازمان تاثیر میگذارد.

ستاد: غیر مستقیم در تامین هدف سازمان تاثیر میگذارد.

تعریف فرآیند

گروهی از وظایف هم محور که با هم ، هم پیوند هستند و نتایجی مشترک ایجاد میکنند یا به بیان دیگر گروهی از وظایف هم پیوند که با هم نتایجی مشترک ایجاد میکنند

مکانیزاسیون یک فرآیند

۱-مراحل و فرآیندهای انجام کار

۲-مشکلات در حین کار و نحوه رفع

۳-ویژگی های سیستم

فرآیند کسب و کار

فعالیت هایی که ایجاد ارزش برای مشتری می کند

هدف از ارائه خدمات ایجاد ارزش است.

ارزش از دیدگاه مشتری

۱-تضمین تحویل

۲-مطلوبیت (جذابیت)

باید توجه داشت جذابیت برای هر فرد و در هر مرحله از زمان ممکن است متفاوت باشد

انواع فرایندها

۱-پشتیبانی

۲-عملیاتی

۳-مدیریتی

مدیریت فرایند کسب و کار

طراحی ، اجرا ، بهبود فعالیت های بین وظیفه ای است که باعث پیوند اشخاص ، سیستم های اطلاعاتی و شرکای تجاری می شود.

مدیریت

به معنای اداره امور(هدایت توانمندیها و کنترل نقاط ضعف)

مدیریت فتاوری

اداره ی مهارتها ، تواناییها ، دانش و ابزارها برای تبدیل یا تغییر مواد خام به اجناس ارزشمند یا خدمات

مدیریت فتاوری اطلاعات

اداره ی مجموعه ی سخت افزارها ، نرم افزارها و فکر افزارها که باعث می شود داده های خام پردازش شده و تبدیل به اطلاعات شود.

سطوح مدیریت

۱-مدیران ارشد

۲-مدیران میانی

۳-مدیران عملیاتی

وظایف مدیر

۱-برنامه ریزی و تصمیم گیری

۲-سازماندهی کارها

۳-ایجاد هماهنگی

۴-کنترل

۵-رهبری

برنامه ریزی

۱-کوتاه مدت

۲-میان مدت

۳-بلند مدت

عواملی که باید بررسی شود که برنامه های استراتژیک سازمان به وقوع بپیوندد

۱-محیط داخلی: نقاط قوت و ضعف (در افراد یا منابع)؛ آگاهی  و کنترل در این زمینه ها باعث ایجاد مزیت رقابتی می شود

۲-محیط خارجی: مزیت ها و فرصتها و تهدیدات

تعریف استراتژی(راهبرد)

فعالیت های تامین کننده هماهنگی بین منابع و قابلیتهای سازمان با محیط بیرونی(فرصتها و تهدیدات)

برنامه استراتژیک

آماده سازی سازمان برای پاسخگویی مناسب به تغییرات محیط داخلی و خارجی در جریانهای سیاسی ، اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی

سند استراتژیک

برنامه کلان سازمان(بدون جزئیات) است با هدف هماهنگ کردن تمام اقدامات در راستای برنامه های کلان جامعه .

سند استراتژیک فناوری اطلاعات

شناسایی وضعیت موجود فناوری اطلاعات است که با مطالعات تحلیلی و تطبیقی وضعیت مطلوب را ارائه می نماید.

مواردی که باید حداقل هر ۵ یا ۶ سال یکبار در هر شرکت یا سازمان بازبینی شود

۱-چشم انداز (آرمان): تصویر آینده VISION

۲-ماموریت (وظیفه)

۳-رسالت : چهارچوبها (تعهدات، مسئولیت ها و خط قرمز)

چرخه برنامه ریزی

اصول برنامه ریزی

۱-تشخیص استاندارد ها

۲-تعیین معیار ارزیابی

۳-ارزیابی مداوم

۴-اندازه گیری فاصله تا هدف

عکس العمل سازمانها در مقابل عدم موفقیت در استفاده و گسترش فناوری اطلاعات در سازمانها

۱-ارتقاء سیستم ها : استفاده از سیستم های مدیریت استراتژیک

۲-حرکت از فرایند مداری به مشتری مداری

۳-اجرای مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR)  که باعث تحول بنیادین در فرایند کسب و کار می شود.

۴- اجرای مدیریت کیفیت فراگیر (TQM) که باعث تغییرات تدریجی  و بهبود مستمر فرایندها می شود.

۵-سفارشی سازی

۶-اتحادهای کاری (همکاری با رقبا)

۷-تجارت الکترونیک

مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار  BPR(Business Process Reengineering) تغییرات اساسی و بنیادین در سازمان است.

مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار باعث حرکت سازمان از وظیفه گرایی به فرایند گرایی (سپس مشتری مداری) می شود.

برای مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار ، بازبینی فرایندهای کسب و کار هر۵ سال در موارد زیر باید انجام شود:

۱-چشم انداز

۲-اهداف

۳- رسالت

۴-ماموریت و وظیفه

۵-برنامه ها

ویژگیهای مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار BPR

۱-تغییرات بنیادین

۲-آغازکننده

۳-تسهیل کننده

۴-توانمند ساز

تغییرات بنیادین به دلیل تغییرات نیاز بشری بر اساس تولید نیازهای جدید مشتری بدلیل تغییرات در موارد زیر انجام می شود:

۱-جریانات سیاسی

۲-جریانات اجتماعی

۳-جریانات فرهنگی

۴- جریانات اقتصادی

با تغییر جریانات در حرکت به سمت دهکده جهانی به رعایت استانداردها ناچار هستیم که خود موجب ارتقاء هویت انسانها می شود و تکامل نیازها را به همراه دارد و باعث تغییرنحوه استفاده از ابزارها می شود که فرهنگ اقتصاد تکنولوژی اطلاق می شود

باز اندیشی بنیادین بر اساس تشخیص نیازها صورت می گیرد.

از طرف دیگر شناخت نیاز مشتری از عوامل موفقیت در کسب و کار است.

هرم نیازها (هرم مازلو)

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره هرم مازلو و کارکرد آن به مقاله مربوطه در همین سایت مراجعه فرمایید

مدل­هایِ کسب و کارِ Business Model  

به زبان ساده، این مفهوم بیان می کند که چگونه می خواهید از کسب و کارتان پول در بیاورید.

مدل­هایِ کسب و کارِ شرکت‌ها یکی از عوامل اصلی در میزان موفقیت عملکرد آنها است. این مدل‌ها که در واقع چارچوبی برای کسب درآمد هستند، به سه پرسش کلیدی در مورد شرکت‌ها پاسخ می‌دهند: کدام فعالیت­ها، چگونه و چه وقت باید انجام شوند؟

مدل کسب و کار ابزاری مفهومی است که شامل مجموعه بزرگی از عناصر و روابط بین آنهاست که منطق تجاری یک شرکت را بیان می کند. توصیف است از ارزشی که یک شرکت به یک یا چندین بخش از مشتریان ارایه می کند و توصیف معماری شرکت و شبکه ای از شرکای آن شرکت است برای خلق، بازاریابی و تحویل سرمایه این ارزش و ارتباط بصورتیکه جریان درآمدی سود زا و ثابت به وجود آورد. “

یک مدل کسب و کار ( که البته گاهی اوقات از آن به نقشه یا طرح کسب و کار یاد می شود) ابزاری است که سازمان و بنگاه تجاری به وسیله آن می تواند درآمد و سود به دست آورد.
مدل کسب و کار در واقع خلاصه ای از روشی است که شرکت قصد دارد به مشتریان خود خدمات ارائه دهد و شامل برنامه ریزی در دو مرحله استراتژی (اینکه سازمان قصد دارد چه کاری انجام دهد) و پیاده سازی (اینکه سازمان چگونه طرح و برنامه خود را انجام خواهد داد) است.
در واقع مدل کسب و کار تشریح می کند که یک بنگاه تجاری چگونه:

• مشتری خود را انتخاب کند
• محصولات  و تفاوت های قابل ارائه را معرفی کند
• برای مشتری منافع ایجاد کند
• مشتری را پیدا و حفظ کند
• وارد بازار شود (راهبردهای تبلیغی و راهبردهای توزیع)
• اهداف آینده را معرفی نماید.
• منابع سازمان را هماهنگ سازد.
• سود به دست آورد

دو عامل که برای مدیریت درقرن ۲۱ نمی توانیم از آنها چشم پوشی کنیم

۱- استراتژی رقابت

۲- کاهش هزینه ها

کاهش هزینه خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد. برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی بر فن آوریهای اطلاعت و ارتباطات ضروری می نماید.
مدیران امروز، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل فهم و تعمیر و نگهداری و بازیابی گردد.

تغییرات سیستم های مدیریت وابزارهای کنترل در طول زمان

سیستم های مدیریت و ابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:

۱-کنترل سنتی

۲-کنترل بروکراتیک

۳-کنترل کاریزماتیک 

۴-کنترل اینفورماتیک
در ساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی و موروثی به نسلهای بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را چون سنت بود می پذیرفت و بدان گردن می نهاد. در وضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبر و پیروان اعمال می گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند. در بروکراسی، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد، ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیرشخصی داشت و تبعیت از آن الزامی بود.

اینفوکراسی

در اینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی را از طریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد. از سیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود. بنابراین باتوجه به ویژگی خطیر سیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیر این سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند.

تعریف معماری

توصیفی فنی از یک سیستم، نشان دهنده ساختار اجزای آن و ارتباطات آنها و اصوا و قواعد حاکم بر طراحی و تکامل آنها در گذر زمان

تعریف معماری اطلاعات

یک چهارچوب یکپارچه برای ارتقا و نگهداری فناوری موجود و کسب فناوری اطلاعات جدید برای نیل به اهداف راهبردی سازمان و مدیریت منابع آن

معماری سازمانی

یک ساختار بنیادین یک سیستم با مولفه ها و روابط بین آنها و پشتیبانی آنها با محیط توسط قوانین و دستور العمل ها برای طراحی و تکامل

هم راستایی سیستم های کسب و کار و فرایندهای کسب و کار هدف هر سیستم اطلاعاتی در سازمان است

برنامه ریزی برای پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی : حرکت در هرم معماری سازمانی از قاعده به سمت راس هرم

همسویی بین استراتژی فناوری اطلاعات و کسب و کار

 حمایت استراتژی های فناوری اطلاعات از استراتژی های کسب و کار و برعکس

هرم معماری سازمانی

هدف اصلی مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان

سیستم پایدار و در حال تکامل اطلاعاتی

باید توجه داشت سیستم ها باید پایدار و در حال تکامل باشد هدف مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان که انتظار از سیستم اطلاعاتی سرعت و دقت است راحتی و کم کردن هزینه نیست.

ضرورت استفاده از یک سیستم اطلاعاتی

فقط سرعت و دقت

سازمان نوعی نظام است و  همان سیستم است

ویژگی های یک سیستم یا نظام (انتظاری که از یک سیستم داریم) 

• نظم و قانون (وجود قوانین برای ایجاد نظم)
• اجزا مکمل یکدیگر هستند
• حرکت منسجم به سمت هدف مشترک از طریق هماهنگی بین اجزا
• یکپارچگی

سیستم اطلاعاتی  طراحی شده برای تولید و جمع آوری و سازماندهی ذخیره و بازیابی و اشاعه و نشر اطلاعات در یک سازمان

هدف سیستم اطلاعاتی

انتقال اطلاعات

مکانیزم یک سیستم اطلاعاتی / نظام اطلاعاتی

انتقال اطلاعات  زمانی اتفاق می افتد که درک مطلب بوجود می آید که از طریق استفاده کننده بوجود می آید

بر اساس خروجی که از کاربر میگیریم و بازخورد را تحلیل کنیم و بررسی  کنیم که با استفاده از کنترل و مدیریت اطلاعات را سازماندهی میکنیم و قسمتهایی که مفید نیست را حذف میکنیم و قسمتهای ضعیف کار را پیدا میکنیم و میفهمیم که در کدام قسمت اصلاح نیاز دارد و از نقاط قوت خود استفاده میکنیم

کاربرد سیستم های اطلاعاتی در سازمان

انجام عملیات

کنترل عملیات

تصمیم گیری در سازمان

انواع سیستم های اطلاعاتی در سازمان

۱-سیستم پردازش تراکنش ،ثبت اطلاعات تراکنش روزانه و ایجاد اطلاعات جدید .

۲-سیستم اطلاعاتی مدیریت : تهیه گزارش های مدیریتی(برای هشدار در مورد مشکلات در حال وقوع) .

۳-سیستم کارکنان دانشی(Knowledge worker system) : وظیفه خلق ، سازماندهی و توزیع دانش .

۴-سیستم خبره : توانایی تصمیم گیری یک فرد خبره را تقلید کند .

۵-سیستم پشتیبانی و مدیریت ارشد : تولید گزارشها به شکل استاندارد و دارای نمودار .

۶-سیستم اطلاعات استراتژیک : استفاده خلاق از سیستم های اطلاعاتی در راستای پشتیبانی از استراتژیهای رقابتی شرکتدر نتیجه ایجاد مزیت رقابتی .

۷-سیستم برنامه ریزی مواد مورد نیاز شامل:

• پیش بینی و برنامه ریزی زمان و مواد مورد نیاز
• پیش بینی و برنامه ریزی مالی)

۸-سیستم برنامه ریزی منابع سازمان برای یکپارچگی کلیه فرایندها و سیستم های موجود

سیستمهای اطلاعاتی

تمرکز	نوع سیستم
محاسبات در حد   Transaction	TPS
ارائه گزارشات مختلف مدیریتی	MIS
پشتیبانی تصمیم در موارد مورد نظر	DSS
ارائه اطلاعات برای کنترلهای اجرایی مدیریتی	EIS

سیستمهای  ES

سیستمهایی است که با بهره گیری از دانش و استنتاج شبیه یک فرد خبره عمل میکند بعبارت بهتر رفتار یک فرد خبره تقلید می شود. این سیستمها از آنجایی که بصورت هوشمند عمل می کنند، یکی از مقوله های هوش مصنوعی نیز محسوب میشود. مثلا میتوان به سیستمهایی چون گزینش هوشمند کارکنان، برنامه ریزی تولید هوشمند و .. اشاره کرد.

سیستمهای  Neural Computing

سیستمهایی است که تلاش می کند تا عملکرد مغز انسان را (شبکه عصبی) در حل مسائل تقلید کند . بدین ترتیب که برای یک مسئله  خاص ، شبکه ای از تعدادی عناصر پردازشی ( Processing Element ) را طراحی و پیاده سازی می شود و سپس عملیات یادگیری در آن صورت می پذیرد پس از یادگیری سیستم قادر است تا مسائل جدید را حل کند.

انواع سیستم های اطلاعاتی مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)

۱-عملیاتی

۲-تحلیلی

۳-تعاملی

هدف اصلی سیستم های اطلاعاتی مدیریت ارتباط با مشتری  ایجاد وفاداری در مشتری است در اثر تعامل .

باشگاه مشتریان باعث ایجاد تعامل (ارتباط دو سویه) می شود.

مراحل پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی

۱-شناخت نیاز کاربر

۲-تحلیل عملیات

۳-طراحی راه حل

۴-ساخت سیستم اطلاعاتی

۵-مرحله گزار(انتقال)اجرا و تست

۶-بهره برداری از سیستم

تفاوت سیستم اطلاعاتی و سیستم مدیریت دانش

در یک سیستم اطلاعاتی، مدیریت اطلاعات در سازمان صورت می گیرد.

در سیستم مدیریت دانش، مدیریت دانش درسازمان اتفاق می افتد.

اطلاعات باعث ایجاد آگاهی است.

دانش

تلفیق اطلاعات و تجربه براساس (ویژگی های شخصیتی) است

انواع دانش

۱-صریح (آشکار): قابل انتقال

۲-ضمنی (پنهان): بستگی به حظور ذهن و واکنش مناسب دارد

خرد یا فرزانگی (wisdom)

استفاده مناسب و به موقع از دانش

هدف و تلاش سیستم های اطلاعاتی تبدیل دانش صریح به دانش ضمنی است

تعریف مدیریت دانش

روشهایی است برای اداره دارایی های دانش و آشکار کردن دانش پنهان در ذهن افراد  برای دسترسی همگان در سازمان

گردآورنده : شهرزاد نیاکان